Leistung · Voice Agent
KI-Telefonassistent: Der Voice Agent, der jeden Anruf annimmt
Ein Voice Agent von ArkeonTech nimmt Anrufe rund um die Uhr mit natürlicher Stimme an, beantwortet Fragen, vereinbart Termine und schreibt Gesprächsnotizen in Echtzeit ins CRM. Antwortzeit unter 2 Sekunden, Deutsch und Englisch. Zum Festpreis nach kostenlosem Erstgespräch, live in 4 bis 6 Wochen.
Stand:
- Festpreis Modell
- individuell Vertrag
- < 2 Sekunden Antwortzeit
Was ist ein KI-Telefonassistent (Voice Agent)?
Ein KI-Telefonassistent ist eine Software, die eingehende Anrufe wie ein geschulter Mitarbeiter führt: Sie versteht natürliche Sprache, antwortet mit menschenähnlicher Stimme in unter 2 Sekunden und erledigt Aufgaben wie Terminbuchung, Reservierungsannahme oder Anrufweiterleitung - ohne Warteschleife, 24/7.
- Natürliche Stimme und flüssige Dialoge auf Deutsch und Englisch
- Terminvereinbarung direkt in Ihren Kalender
- Echtzeit-Gesprächsnotizen und Bestellbestätigungen ins CRM
- Intelligente Weiterleitung an Mitarbeiter, wenn es persönlich werden muss
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Bei ArkeonTech erhalten Sie für einen Voice Agent ein Festpreisangebot nach kostenlosem Erstgespräch: einmaliges Setup für Konzeption, Stimm- und Dialog-Design sowie Telefonie-Integration (SIP), plus einen monatlichen Service für Betrieb, Monitoring und laufendes Feintuning. Das Erstgespräch klärt den genauen Umfang.
| Leistung | Enthalten |
|---|---|
| Setup (einmalig) | Dialog-Design, Telefonie-Anbindung (SIP), Kalender/CRM-Integration |
| Betrieb (monatlich) | Hosting, Monitoring, Feintuning, Updates |
| Erstgespräch mit Live-Demo (kostenlos) | Umfang und Aufwand werden konkret geklärt |
Für wen lohnt sich ein Voice Agent?
Überall dort, wo Anrufe verloren gehen oder Personal binden: Arztpraxen und Therapeuten (Terminanfragen), Gastronomie (Reservierungen), Handwerk und Immobilienmakler (Erstanfragen außerhalb der Bürozeiten) sowie Service-Hotlines im Mittelstand. Die Bandbreite reicht von 5 bis 250 Beschäftigten, von der Praxis bis zum Industriebetrieb. Ausschlaggebend ist nicht die Größe, sondern das Anrufaufkommen: Wo Anrufe regelmäßig unbeantwortet bleiben oder Personal binden, trägt sich ein Voice Agent; bei wenigen Anrufen am Tag genügt meist eine gut eingerichtete Rufumleitung.
- Betriebsgröße: 5 bis 250 Beschäftigte
- Anrufaufkommen, das Personal bindet oder unbeantwortet bleibt
- Typische Branchen: Gastronomie, Gesundheitswesen, Industrie, Immobilien, Handwerk
- Gesprächsführung auf Deutsch und Englisch
Wann ist ein Voice Agent nicht die richtige Lösung?
Wenn am Telefon vor allem beraten und nicht abgewickelt wird. Der Agent nimmt auf, bucht, bestätigt und leitet weiter; er führt kein Verkaufsgespräch, in dem Einwände abgewogen werden, und er trifft keine medizinischen oder rechtlichen Entscheidungen. Für Not- und Krisennummern ist er ungeeignet, dort gehört ein Mensch ans Telefon. Technisch gibt es eine harte Grenze: Ohne SIP-fähigen Anschluss lässt sich der Agent nicht anbinden, und wenn die Telefonanlage nicht umgestellt werden darf, endet das Projekt an dieser Stelle. Bei einem Aufkommen von wenigen Anrufen am Tag rechtfertigt der Aufbau eines Dialogmodells den Aufwand ohnehin nicht.
Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?
Ja. Anrufer werden zu Gesprächsbeginn transparent informiert, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Verarbeitung und Hosting laufen auf EU-Servern mit Auftragsverarbeitungsverträgen; Gesprächsdaten werden nur zweckgebunden gespeichert und auf Wunsch automatisch gelöscht.
Welche Vorschriften gelten für einen KI-Telefonassistenten?
Am Telefon kommen zwei Punkte zur DSGVO hinzu: Die KI-Verordnung verlangt seit dem 2. August 2026, dass Anrufer gleich zu Beginn erfahren, dass sie mit einer KI sprechen, und § 201 StGB stellt das Aufzeichnen von Gesprächen ohne Einwilligung unter Strafe. Arztpraxen, Kanzleien und Steuerberater müssen zusätzlich das Berufsgeheimnis nach § 203 StGB wahren. Was der Assistent sagt, wird dem Unternehmen im Wettbewerbsrecht wie eine eigene Aussage zugerechnet: Das OLG Hamm hat am 12. Mai 2026 den Einsatz von KI, etwa die Antworten eines Chatbots, als geschäftliche Handlung des Betreibers gewertet. Ab dem 9. Dezember 2026 kommt das neue Produkthaftungsgesetz hinzu, nach dem Software als Produkt gilt. Die Übersicht zeigt, was üblicherweise gilt; sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
| Vorschrift | Was sie verlangt | Was das für Ihren Telefonassistenten heißt |
|---|---|---|
| Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung | Anrufer müssen erkennen, dass sie mit einer KI sprechen; gilt seit 2. August 2026 und trifft den Anbieter, also auch das Unternehmen, das den Assistenten entwickeln lässt und unter eigenem Namen einsetzt | Gesprochener Satz zu Gesprächsbeginn, etwa: Sie sprechen mit dem KI-Assistenten von ...; ein Signalton oder nur das Wort Assistent reicht nach den Leitlinien der EU-Kommission nicht, und in heiklen Zusammenhängen wie Gesundheits- oder Finanzberatung, Beschwerden oder Anrufen älterer Menschen hält sie Erinnerungen im Gespräch für voraussichtlich nötig |
| Art. 5 Abs. 1 lit. f und Art. 50 Abs. 3 KI-Verordnung | Emotionen von Beschäftigten am Arbeitsplatz abzuleiten ist seit 2. Februar 2025 verboten, außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen; Betreiber, die Emotionen von Anrufern anhand der Stimme erkennen lassen, müssen die Anrufer seit 2. August 2026 darüber informieren | Eine Stimmungsanalyse, die die Stimme auswertet, nur bei Anrufern, nur mit Hinweis und mit einer Rechtsgrundlage nach DSGVO; sie zählt zu den Hochrisiko-Systemen nach Anhang III mit Pflichten ab 2. Dezember 2027, und die Datenschutzkonferenz nennt die automatisierte Auswertung der Stimmungslage von Anrufern als Fall für eine Folgenabschätzung (Nr. 11 und 13) |
| § 201 StGB | Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nur mit Einwilligung | Kein Mitschnitt ohne ausdrückliche Zustimmung; am einfachsten wird das Anliegen als Text erfasst und die Tonspur verworfen |
| Art. 28 DSGVO | Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Dienstleister, der Gesprächsdaten in Ihrem Auftrag verarbeitet | Verträge für Telefonie, Spracherkennung und Sprachmodell |
| Art. 9 DSGVO | Gesundheitsdaten nur mit besonderer Rechtsgrundlage, in der Arztpraxis meist Art. 9 Abs. 2 lit. h | Gesundheitsdaten so sparsam wie möglich erfassen, etwa nur Terminwunsch und Rückrufnummer |
| Art. 35 DSGVO | Datenschutz-Folgenabschätzung vor dem Start, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko birgt; die Liste der Datenschutzkonferenz nennt den Kundensupport mittels KI als typisches Einsatzfeld (Nr. 11) | Pflicht des Unternehmens oder der Praxis, die den Telefonassistenten einsetzt; der Dienstleister muss dabei unterstützen (Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO), etwa mit einer Beschreibung der Datenflüsse und Schutzmaßnahmen |
| § 203 StGB | Berufsgeheimnisträger dürfen Dienstleister nur einbinden, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet sind (Abs. 3 und 4) | Jeder Dienstleister mit Zugriff muss vorher zur Verschwiegenheit verpflichtet sein, bei Kanzleien und Steuerberatungen in Textform und mit Belehrung (§ 43e BRAO, § 62a StBerG); bei großen KI-Anbietern scheitert das oft an der Missbrauchsprüfung, die sich nur mit Unternehmensverträgen abschalten lässt |
| § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Mitbestimmung des Betriebsrats, wenn das System Verhalten oder Leistung von Beschäftigten überwachen kann | Etwa bei Auswertungen, wer welche Rückrufe erledigt; Betriebsrat vor dem Start einbinden |
| Art. 22 DSGVO, ab 20. November 2026 auch § 37a BDSG | Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung, außer sie ist für einen Vertrag erforderlich, gesetzlich erlaubt oder beruht auf einer ausdrücklichen Einwilligung; bei Vertrag und Einwilligung kann der Kunde das Eingreifen einer Person verlangen, seinen Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten; stützt sie sich auf einen Scorewert über künftiges Verhalten, etwa einen Zahlungsausfall, gibt ab 20. November 2026 § 37a BDSG das Recht auf Anfechtung, eigenen Standpunkt und Entscheidung durch einen Menschen | Auskünfte, Terminbuchungen oder Rückrufnotizen sind keine solche Entscheidung; lehnt der Telefonassistent selbst Anträge ab oder kündigt Verträge, ist das nur in diesen Ausnahmen zulässig und braucht einen Weg zu einem Menschen, der die Entscheidung überprüft |
| § 5 UWG | Keine irreführenden Angaben, etwa über Qualifikationen; nach dem OLG Hamm sind die Antworten eines KI-Chatbots geschäftliche Handlungen seines Betreibers, auch wenn der Bot nur mit korrekten Daten trainiert war (Urteil vom 12. Mai 2026, 4 UKl 3/25, rechtskräftig) | Für einen Telefonassistenten gilt derselbe Gedanke: Was er sagt, ist eine Aussage Ihres Unternehmens oder Ihrer Praxis; Fragen, die Anrufer absehbar stellen, vor dem Start auf falsche Antworten prüfen und, wo eine richtige Antwort nicht sicher ist, feste Antworten hinterlegen oder an einen Menschen übergeben |
| Produkthaftungsgesetz ab 9. Dezember 2026 | Software gilt als Produkt; verursacht ein Fehler des Produkts Personenschäden oder Schäden natürlicher Personen an nicht ausschließlich beruflich genutzten Sachen oder an nicht beruflich genutzten Daten, haftet der Hersteller ohne Verschulden, gegenüber Geschädigten vertraglich nicht abdingbar (§§ 1, 18) | Hersteller ist, wer den Telefonassistenten entwickelt oder entwickeln lässt, und anders als bei der Kennzeichnungspflicht der KI-Verordnung auch, wer nur mit eigenem Namen oder eigener Marke als Hersteller auftritt (§ 3); Schäden im eigenen Betrieb bleiben Vertragssache; für Telefonassistenten, die bis einschließlich 8. Dezember 2026 in Verkehr gebracht oder in Betrieb genommen werden, gilt das bisherige Gesetz weiter (§ 23) |
Ausführlich in unseren Fachartikeln:
Richten Sie den KI-Telefonassistenten auch vor Ort ein?
Ja, und bei Voice-Projekten ist das oft sinnvoll. Anders als ein Chatbot hängt ein Telefonassistent an Ihrer Telefonanlage: Rufnummern, Durchwahlen, Weiterleitungsregeln, manchmal noch eine ISDN-Altlast. Beim Umschalten sollte jemand dabei sein, der beides kennt. ArkeonTech sitzt in Aalen und ist in Ostwürttemberg, im Ostalbkreis und im Raum Heidenheim, Schwäbisch Gmünd und Ellwangen in unter einer Stunde persönlich da. Für Handwerksbetriebe, Praxen und Kanzleien in der Region heißt das: Der Testanruf läuft gemeinsam, nicht per Screenshot.
Wer ist Ihr Ansprechpartner?
Michael Kaiser, Inhaber von ArkeonTech und der Entwickler, der das Dialog-Design und die Telefonie-Anbindung selbst umsetzt. Wirtschaftsinformatiker (DHBW Heidenheim), B.Sc. Business Analytics (Hochschule Aalen), davor mehrere Jahre ERP-Consultant im baden-württembergischen Mittelstand. Beim Umschalten Ihrer Rufnummern ist derselbe Ansprechpartner am Telefon, der das Dialogmodell gebaut hat - eine Vertriebsebene dazwischen gibt es nicht.
E-Mail: m.kaiser@arkeontech.de
FAQ
Häufige Fragen
Die Antwortlatenz liegt unter 2 Sekunden - das Gespräch fühlt sich flüssig an. Bei Rückfragen fasst der Agent nach, statt zu raten.
Ja, das schreibt die KI-Verordnung seit dem 2. August 2026 vor: Der Assistent muss sich zu Gesprächsbeginn mit einem gesprochenen Satz als KI zu erkennen geben, etwa: Sie sprechen mit dem KI-Assistenten der Firma Muster. Ein Signalton oder nur das Wort Assistent reicht nach den Leitlinien der EU-Kommission nicht, und fragt ein Anrufer nach, muss der Assistent offenlegen, dass er eine KI ist.
Der Agent leitet das Gespräch an einen Mitarbeiter weiter oder nimmt einen Rückrufwunsch mit allen Details auf. Die Gesprächsnotiz steht dem Team sofort im CRM zur Verfügung.
Ja, die Anbindung erfolgt über den SIP-Standard und funktioniert mit gängigen Telefonanlagen und VoIP-Anbietern. Auch eine eigene Durchwahl nur für den Agenten ist möglich.
Voice-Projekte sind in 4 bis 6 Wochen produktiv: Dialog-Design, Telefonie-Integration, Testphase mit echten Szenarien, dann Go-Live.
Gerade dort. Wer auf der Baustelle steht, kann nicht ans Telefon, und ein verpasster Anruf ist oft ein verlorener Auftrag. Der Agent nimmt an, erfasst Gewerk, Adresse und Dringlichkeit und legt den Rückrufwunsch mit allen Angaben ab.
Hören Sie Ihren Voice Agent, bevor Sie sich entscheiden
Im kostenlosen Erstgespräch spielen wir Ihnen eine Live-Demo vor und kalkulieren Ihren konkreten Fall.
- Unverbindlich
- 20 Min Gespräch
- DSGVO-konform