KI in der Steuerkanzlei: Was § 203 StGB und § 62a StBerG erlauben und was nicht

Eine Mitarbeiterin kopiert einen Sachverhalt in ChatGPT, um schneller zu einer Einschätzung zu kommen. Name des Mandanten, Umsatzzahlen, die strittige Betriebsprüfungsfrage. Zwei Minuten später steht eine brauchbare Antwort auf dem Bildschirm. Niemand hat etwas Böses getan, und in vielen Kanzleien läuft das täglich so. Rechtlich ist es trotzdem ein Problem, und zwar für die Kanzlei: Die Verantwortung für das Berufsgeheimnis lässt sich nicht auf den Anbieter abwälzen.

Das Wichtigste in Kürze: Die Trennlinie verläuft nicht zwischen erlaubten und verbotenen Werkzeugen, sondern zwischen Nutzung mit und ohne Mandantendaten. Allgemeine Recherche ohne Mandantenbezug ist unproblematisch. Sobald geschützte Tatsachen in ein System gelangen, greifen § 203 StGB und § 62a StBerG: Der Dienstleister muss sorgfältig ausgewählt, in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt werden. Unterlässt der Berufsträger diese Verpflichtung vorsätzlich und offenbart der Dienstleister anschließend ein Geheimnis, macht er sich selbst strafbar. Wird die Leistung im Ausland erbracht, muss der Geheimnisschutz dort vergleichbar sein, und dient ein Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht die Kanzlei unabhängig vom Standort die Einwilligung des Mandanten.

Darf ich ChatGPT überhaupt in der Kanzlei nutzen?

Ja, aber die Frage ist falsch gestellt. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern was hineingeht. Wer ein Sprachmodell fragt, wie die Rechtsprechung zur Abgrenzung von Erhaltungsaufwand und Herstellungskosten aussieht, offenbart kein Geheimnis. Wer denselben Sachverhalt mit Mandantenname, Objektadresse und Zahlen eingibt, schon.

Diese Unterscheidung klingt selbstverständlich, wird im Alltag aber ständig überschritten, weil die zweite Variante bessere Antworten liefert. Genau darin liegt das Risiko: Der Anreiz zeigt in die falsche Richtung.

Wie verbreitet die Nutzung inzwischen ist, zeigt die KI-Studie des Bitkom vom September 2026: 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen KI ein, ein Jahr zuvor waren es 36 Prozent; weitere 38 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Ein typischer Einsatz in Kanzleien ist die Recherche, etwa zu Urteilen des Bundesfinanzhofs und zu Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Recherche ohne Mandantenbezug ist dabei der unkritische Fall.

Was genau schützt die Verschwiegenheitspflicht?

Alles, was dem Steuerberater in Ausübung seines Berufs anvertraut oder bekannt geworden ist. Die Pflicht steht in § 57 Absatz 1 StBerG als Berufspflicht, und § 203 Absatz 1 Nummer 3 StGB stellt ihre Verletzung unter Strafe. Steuerberater sind dort ausdrücklich genannt, gemeinsam mit Rechtsanwälten, Ärzten und weiteren Berufsgruppen.

Geschützt ist mehr, als die meisten annehmen. Nicht nur Zahlen und Belege, sondern bereits die Tatsache, dass ein bestimmtes Mandatsverhältnis besteht. Auch ein Sachverhalt, aus dem sich der Mandant erschließen lässt, ohne dass sein Name fällt, kann ein Geheimnis sein. In einer Kanzlei mit regionalem Mandantenstamm reicht dafür manchmal die Branche plus die Umsatzgröße.

Wer macht sich strafbar, wenn etwas schiefgeht?

Beide Seiten können es sein, aus unterschiedlichen Gründen: Wer beim Anbieter an der Leistung mitwirkt und ein Geheimnis unbefugt offenbart, ist nach § 203 Absatz 4 Satz 1 StGB strafbar, und der Berufsträger selbst, wenn er die Verpflichtung des Anbieters versäumt hat (Satz 2 Nummer 1, dazu unten).

§ 203 Absatz 3 Satz 2 StGB erlaubt es, geschützte Tatsachen gegenüber mitwirkenden Personen zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. IT-Dienstleister fallen darunter. Der Gesetzgeber hat diese Regelung 2017 geschaffen, um Auslagerung überhaupt rechtssicher zu ermöglichen; vorher bewegte sich jede externe IT-Wartung in einer Grauzone.

Die Erlaubnis ist aber an eine Bedingung geknüpft. Der Berufsträger muss die mitwirkende Person zur Verschwiegenheit verpflichten. Tut er das vorsätzlich nicht und offenbart der Dienstleister anschließend ein fremdes Geheimnis, ist der Berufsträger selbst nach § 203 Absatz 4 Satz 2 Nummer 1 StGB strafbar. Der Strafrahmen liegt bei Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Es gibt also keine Konstellation, in der man sagen kann: Der Anbieter ist verantwortlich, ich habe damit nichts zu tun. Die Verantwortung für die Verpflichtung liegt beim Berufsträger, und sie lässt sich nicht wegdelegieren.

Welche Anforderungen stellt § 62a StBerG an einen KI-Anbieter?

Fünf, und sie sind konkret genug, um daraus eine Prüfliste zu machen. § 62a StBerG ist die berufsrechtliche Parallelnorm zu § 203 StGB und regelt die Inanspruchnahme von Dienstleistungen im Detail.

Hinzu kommt aus Absatz 3 die Pflicht, die Kenntnisnahme auf das Notwendige zu begrenzen und zu regeln, ob und wie der Dienstleister weitere Personen heranziehen darf. Der letzte Punkt ist bei KI-Anbietern besonders relevant, weil viele auf Rechenleistung Dritter aufsetzen. Wer das nicht vertraglich klärt, weiß nicht, wie viele Beteiligte es tatsächlich gibt.

Die Datenschutzseite kommt zusätzlich dazu, nicht stattdessen. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO erfüllt nicht automatisch die berufsrechtlichen Anforderungen, weil er die strafrechtliche Belehrung nicht enthält. Beides ist nötig.

Was gilt, wenn der Anbieter im Ausland sitzt?

Dann kommt eine weitere Hürde hinzu. Die Einwilligung des Mandanten ist dagegen keine Frage des Standorts.

§ 62a Absatz 4 StBerG erlaubt es, einem Dienstleister, der seine Leistung im Ausland erbringt, Zugang zu Mandatsgeheimnissen zu eröffnen, nur dann, wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist, es sei denn, der Schutz der Geheimnisse gebietet das nicht. Für die anderen EU-Staaten geht die Gesetzesbegründung in der Regel von einem vergleichbaren Schutz aus. Für alle anderen Staaten ist das eine eigenständige Prüfung im Einzelfall, die sich nicht allein durch Standardvertragsklauseln erledigt, weil es auf den dort bestehenden Schutz der Geheimnisse ankommt.

Unabhängig vom Standort verlangt § 62a Absatz 5 StBerG die Einwilligung des Mandanten, wenn ein Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat dient und dabei Mandatsgeheimnisse zu sehen bekommt. Entscheidend ist nach der Gesetzesbegründung, ob für die Leistung ein besonderer Bedarf im einzelnen Mandat besteht, etwa bei einem Übersetzer oder Sachverständigen. Ein Werkzeug, das die Kanzlei für ihre gesamte Arbeit bereithält, ist nach diesem Maßstab eher allgemeines Arbeitsmittel; wo die Grenze unklar ist, schafft die Einwilligung Sicherheit.

In der Praxis heißt das: Bevor Mandantendaten in ein Werkzeug gehen, dessen Leistung außerhalb der EU erbracht wird, muss die Kanzlei prüfen, ob der Geheimnisschutz dort vergleichbar ist. Wer solche Werkzeuge mit Mandantendaten nutzt, sollte das bewusst entscheiden, nicht aus Unkenntnis tun.

Die saubere Alternative ist ein Anbieter, der die Leistung in Deutschland oder einem anderen EU-Staat erbringt und die Verpflichtung nach § 62a Absatz 3 StBerG in Textform eingeht. Dann greift Absatz 4 bei einer Leistung in Deutschland gar nicht und ist in den anderen EU-Staaten in der Regel erfüllt; es bleibt bei den Anforderungen aus der Tabelle und aus Absatz 3. Absatz 5 gilt unabhängig davon für Dienste, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen.

Wo das Sprachmodell dafür laufen darf und welche vier Betriebsmodelle infrage kommen, ist eine eigene Frage. Wir haben sie im Beitrag LLM-Hosting nach § 203 StGB durchgerechnet. Dieser Artikel bleibt bei dem, was die Kanzlei vertraglich und organisatorisch regeln muss.

Welche Aufgaben lassen sich rechtssicher automatisieren?

Mehr, als der bisherige Abschnitt vermuten lässt. Der Schlüssel liegt darin, die Aufgaben nach ihrem Datenbezug zu sortieren statt nach ihrer Technik.

Die produktivsten Anwendungen liegen dabei nicht in der Beratung, sondern davor: bei allem, was Zeit kostet, ohne fachliches Urteil zu erfordern. Die Telefonannahme ist dafür das deutlichste Beispiel, weil sie in Kanzleien denselben Engpass erzeugt wie in Arztpraxen. Wie das dort gelöst wird, haben wir im Leitfaden zum KI-Telefonassistenten für Arztpraxen beschrieben; die berufsrechtliche Konstruktion ist eine andere, das organisatorische Problem dasselbe.

Wichtig bei jeder dieser Anwendungen: Das System darf nur auf hinterlegtes Wissen zugreifen und muss eskalieren, statt zu improvisieren. Wie eine solche Wissensbasis aufgebaut wird und warum sie der entscheidende Unterschied zwischen brauchbar und gefährlich ist, steht im Beitrag zur Wissensbasis von KI-Agenten.

Was gehört in eine Kanzleirichtlinie zur KI-Nutzung?

Sechs Punkte, und sie passen auf zwei Seiten. Eine solche Richtlinie ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern der praktische Weg, die Sorgfaltspflicht aus § 62a Absatz 2 StBerG zu dokumentieren.

1. Freigegebene Werkzeuge namentlich benennen. Was nicht auf der Liste steht, ist nicht freigegeben. Ohne diese Klarstellung entscheidet jede Mitarbeiterin selbst.
2. Die Datenlinie ausdrücklich ziehen. Welche Angaben dürfen nie eingegeben werden: Mandantenname, Steuernummer, Adressen, Beträge, Aktenzeichen, alles, woraus sich der Mandant erschließen lässt.
3. Anonymisierung verbindlich regeln. Wer Sachverhalte abstrahiert, braucht eine Anleitung, was genau zu ersetzen ist.
4. Prüfpflicht festhalten. Jede Ausgabe wird vom Berufsträger geprüft, bevor sie in ein Mandat einfließt. Sprachmodelle erfinden Fundstellen, auch überzeugend formatierte.
5. Zuständigkeit benennen. Eine Person entscheidet über Freigaben und pflegt die Liste.
6. Schulung dokumentieren. Wer wurde wann worauf geschult, mit Unterschrift.

Der letzte Punkt ist keine Kür. Seit dem 2. Februar 2025 verlangt Artikel 4 des EU AI Act von jedem Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt, Maßnahmen für die KI-Kompetenz der damit befassten Personen. Seit dem Digital Omnibus genügt es, deren Entwicklung zu unterstützen, ein bestimmtes Niveau muss niemand garantieren. Die Vorschrift schreibt kein Curriculum vor, sondern eine organisatorische Verantwortung: Schulung, interne Richtlinien oder Multiplikatorenprogramme sind gleichermaßen anerkannt. Ab dem 3. August 2026 überwachen die zuständigen Marktaufsichtsbehörden die Einhaltung.

Was ändert der EU AI Act sonst für Kanzleien?

Weniger, als oft befürchtet wird. Steuerberatung ist in Anhang III der Verordnung nicht als Hochrisikobereich gelistet, die dortigen Pflichten greifen also nicht.

Relevant sind zwei Punkte. Erstens die eben genannte KI-Kompetenz nach Artikel 4. Zweitens die Transparenzpflicht aus Artikel 50, die seit dem 2. August 2026 gilt: Wer mit einem KI-System direkt interagiert, muss das erkennen können. Für eine Kanzlei betrifft das vor allem die Telefonannahme und Chatfunktionen auf der Website. Was dabei im Einzelnen zu beachten ist, steht im Beitrag zur KI-Kennzeichnungspflicht nach Artikel 50.

Die berufsrechtlichen Anforderungen bleiben davon unberührt. Sie sind älter, schärfer und für Kanzleien der eigentliche Maßstab.

Was gilt für Kanzleien in Österreich und der Schweiz?

Österreich. Steuerberater und Wirtschaftsprüfer unterliegen § 80 Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017: Berufsberechtigte sind zur Verschwiegenheit über die ihnen anvertrauten Angelegenheiten verpflichtet, und Absatz 5 erstreckt die Pflicht sinngemäß auf Erfüllungsgehilfen. § 121 StGB, das österreichische Gegenstück zu § 203 StGB, betrifft Gesundheitsberufe; für Wirtschaftstreuhänder liegt der Schwerpunkt im Berufsrecht. Datenschutzrechtlich gilt die DSGVO wie in Deutschland, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 ist also auch dort nur die halbe Antwort. Die Verschwiegenheitsverpflichtung des KI-Anbieters und seiner Unterauftragnehmer gehört ausdrücklich in den Vertrag. Die KI-Verordnung gilt unmittelbar, mit Artikel 4 und Artikel 50 wie oben beschrieben.

Schweiz. Treuhänder und Steuerberater stehen nicht im Katalog von Art. 321 StGB. Genannt sind dort unter anderem Rechtsanwälte, Notare und die nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichteten Revisoren, jeweils samt Hilfspersonen. Für die Treuhandbranche greift Art. 62 des Datenschutzgesetzes (DSG): Wer vorsätzlich geheime Personendaten offenbart, von denen er bei der Ausübung eines Berufes Kenntnis erlangt hat, der die Kenntnis solcher Daten erfordert, wird auf Antrag mit Busse bis zu 250 000 Franken bestraft. Dasselbe gilt für Personen, die für ihn tätig sind. Art. 62 DSG erfasst allerdings nur Personendaten natürlicher Personen. Angaben über juristische Personen, etwa die Zahlen einer AG oder GmbH, schützt er nicht; dort bleibt es bei der vertraglichen Geheimhaltung aus dem Mandat.

Für die Auslagerung an einen KI-Anbieter verlangt Art. 9 DSG, dass keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht die Übertragung verbietet und dass jeder Unterauftrag vorgängig genehmigt wird. Art. 16 DSG regelt die Bekanntgabe ins Ausland. Die KI-Verordnung der EU gilt in der Schweiz nicht unmittelbar.

Dieser Abschnitt ordnet ein und ersetzt keine Beratung nach österreichischem oder Schweizer Recht.

Häufige Fragen

Fazit

Die Verschwiegenheitspflicht ist kein Hindernis für KI in der Kanzlei, sondern eine Konstruktionsvorgabe. Der Gesetzgeber hat 2017 ausdrücklich einen Weg geschaffen, externe Dienstleister einzubinden, und dieser Weg steht offen. Er verlangt nur, dass man ihn geht, statt ihn zu umgehen.

Was in der Praxis schiefgeht, ist selten die bewusste Entscheidung für ein riskantes Werkzeug. Es ist der unbemerkte Alltag: ein kopierter Sachverhalt, ein schneller Test, eine hilfreiche Antwort. Deshalb wirkt eine zweiseitige Kanzleirichtlinie mehr als jede Technikentscheidung.

Der erste Schritt dauert eine halbe Stunde: aufschreiben, welche Werkzeuge in der Kanzlei tatsächlich benutzt werden, und für jedes prüfen, wo verarbeitet wird und ob eine Verpflichtung nach § 62a Absatz 3 StBerG vorliegt. Meist ist die Liste länger als erwartet, und meist fehlt bei mindestens einem Eintrag der Vertrag.

Setzt die Kanzlei danach auf ein eigenes Werkzeug statt auf öffentlich zugängliche Dienste, gehören die Verarbeitung im europäischen Raum und die Verpflichtung aller Beteiligten zum Umfang der Einrichtung.

Dieser Beitrag erschien am 11. August 2026 und wurde am 18. September 2026 an den Digital Omnibus angepasst und um die Lage in Österreich und der Schweiz ergänzt. Am 18. Oktober 2026 haben wir die Verbreitungszahl auf die Bitkom-Studie vom September 2026 aktualisiert und eine Kanzleizahl entfernt, deren Quelle sich nicht mehr prüfen ließ. Am 8. November 2026 haben wir die Darstellung von § 62a Absatz 4 und 5 StBerG berichtigt: Die Einwilligung nach Absatz 5 hängt nicht vom Standort des Anbieters ab, sondern davon, ob ein Dienst unmittelbar einem einzelnen Mandat dient. Außerdem haben wir klargestellt, dass nach § 203 Absatz 4 Satz 1 StGB auch strafbar ist, wer beim Anbieter ein Geheimnis offenbart. Der Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Bewertung des Einzelfalls ist die zuständige Steuerberaterkammer oder anwaltlicher Rat heranzuziehen.

Quellen

• § 57 Absatz 1 Steuerberatungsgesetz (Verschwiegenheitspflicht)
• § 62a Steuerberatungsgesetz (Inanspruchnahme von Dienstleistungen), insbesondere Absätze 1 bis 5
• § 203 Strafgesetzbuch (Verletzung von Privatgeheimnissen), insbesondere Absatz 1 Nummer 3, Absatz 3 Satz 2 und Absatz 4 Satz 2 Nummer 1
• Verordnung (EU) 2024/1689 (EU AI Act), Artikel 4 (KI-Kompetenz, seit 2. Februar 2025) und Artikel 50 (Transparenzpflichten, seit 2. August 2026)
• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 28 (Auftragsverarbeitung)
• Bitkom (14. September 2026): Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI - 57 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten setzen KI ein (2025: 36 Prozent), 38 Prozent planen oder diskutieren es
• Österreich: § 80 Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017, Verschwiegenheitspflicht und § 121 StGB, Rechtsinformationssystem des Bundes
• Schweiz: Art. 321 StGB sowie Art. 9, 16 und 62 des Datenschutzgesetzes (DSG), in Kraft seit 1. September 2023